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Kanban: ganhe tempo, produtividade e praticidade.
Dentro das organizações, comumente programadores trabalham sobre pressão e fazem horas extras para “dar conta” da demanda existente. Contudo, muitos gestores, além de pressionar a equipe, mesmo vendo o caos, decidem contratar mais programadores para desafogar o “processo”, acreditando que mais mão de obra é igual a mais produtividade - o que nem sempre é verdade.
Quando a organização chega a este “nível” já não se tem
controle de um todo. Os programadores ficam sobrecarregados trabalhando em
várias tarefas de sistemas diferentes e ainda ganham mais tarefas que devem ser
priorizadas ao longo do dia. Por este motivo, o software é construído de
qualquer maneira (desde que esteja “pronto”, ou seja, visível para o cliente) e
a demanda aumenta devido ao retrabalho desses “prontos”. Ainda nesta situação,
os programadores mais experientes tendem a treinar os novatos, recebendo a
tarefa de ensinar, em um dia, todo o “processo” e demanda da empresa.
O resultado dessa mistura se torna um caos, pois nem sempre
a contratação de programadores é uma estratégia eficaz para “desafogar” as
demandas. Talvez, nem precise de programadores, mas de testers, por exemplo.
A implementação do Kanban pode ser uma estratégia muito
eficaz em organizações que estejam neste nível, pois não é preciso alterar
papéis e cargos, tampouco mudar o processo (se é que existe) e nem ao menos
começar do zero, ou seja, você pode começar de onde está. Na verdade, você
precisa apenas de boa vontade para querer melhorar e o Kanban irá ajuda-lo.
Analise e visualize seu processo. Entenda-o e comece medindo
e gerenciando o fluxo, passo a passo, tendo foco no gargalo.
Kanban, do japonês, significa cartão visual, registro ou
placa visível. Então, o que você precisa é visualizar o processo. Comece com o
que tem, um passo por vez. Assim, seu processo começa a andar e você passa a
compreendê-lo de maneira mais clara. Você aprende e evolui com ele, tomando
decisões e aprimorando estratégias de acordo com o fluxo do mesmo. Seu quadro
começa a ganhar novas colunas e subdivisões. A comunicação também passa a ser
eficaz, pois fica fácil compreender o que está sendo feito e por quem está
sendo feito, as regras existentes, etc.
Uma das regras empregadas no uso do Kanban é o WIP – Work in
Progress. Ele garante que nunca se pode introduzir mais trabalho no sistema do
que a capacidade do sistema em processar esse trabalho, sendo necessário
finalizar o trabalho existente antes que um novo trabalho seja iniciado. Desse
modo, as funcionalidades do sistema são “puxadas” com base em sua capacidade de
processar o trabalho ao invés de “empurradas” com base em previsões e/ou
pressão sobre demanda.
Comumente gestores “empurram” demandas para seus
colaboradores muito acima do que eles podem produzir no momento. Este trabalho
é feito de forma apressada e sobrecarregada, dando a falsa sensação de
produtividade, porém, não há visão de um todo (especificações realmente claras,
status da tarefa (iniciada, concluída, em teste)), e, sendo assim, os objetivos
se perdem resultando num produto final com falhas, gerando retrabalho. Agora
imagine isso num ciclo contínuo…
Voltando para o quadro, é possível compreender o fluxo do
trabalho e o processo como um todo, isso ajuda na tomada de decisões
estratégicas, como por exemplo, responder a pergunta: Aumentando um membro no
desenvolvimento aumentaria a produtividade?
O entendimento e gerenciamento eficaz são gradativos. Inicie
seu Kanban no modo “basic”, com as três colunas: to do, in progress e done. E,
à medida que mais se aprende com o processo, acrescente novas colunas e tome as
decisões necessárias no gerenciamento.
Atualmente, o Kanban é muitas vezes usado em conjunto com o
Scrum, porque são duas metodologias usadas no desenvolvimento ágil de software.
Outro conceito que por vezes é relacionado com Kanban, Just in Time e Scrum é
Kaizen, que também tem como objetivo aumentar a produtividade.
Dica: Utilize um Kanban Online https://kanbanflow.com/features É
uma ferramenta que pode usar no seu computador ou smartphone. Existe uma versão
grátis e outra paga. A versão grátis é suficiente para a maior parte das
necessidades.